- 임금을 지급할 때마다 임금명세서를 교부해야 합니다. 5인 미만도 의무입니다.
- 계산 방법까지 적어야 합니다. 총액만 적은 명세서는 미교부로 볼 수 있습니다.
- 위반하면 500만원 이하 과태료입니다. 근로자 1명당, 위반 횟수당 부과됩니다.
2021년 11월 근로기준법 개정으로 생긴 의무인데, 아직 모르고 계신 사장님이 많습니다. 계좌이체만 하고 끝내면 위반입니다.
반드시 들어가야 하는 항목
| 항목 | 내용 |
|---|---|
| ① 근로자 특정 | 성명, 생년월일 또는 사원번호 등 |
| ② 임금 지급일 | |
| ③ 임금 총액 | |
| ④ 임금의 구성항목별 금액 | 기본급, 각종 수당, 상여금 등 항목별로 |
| ⑤ 계산 방법 | 연장근로수당이면 시간과 단가를 알 수 있게 |
| ⑥ 공제 내역 | 4대보험료, 소득세, 지방소득세 등 항목별 금액 |
연장근로수당 20만원이라고만 쓰면 부족합니다. 연장 10시간 × 통상시급 13,333원 × 1.5처럼 계산 근거를 알 수 있어야 합니다. 이 항목 때문에 위반이 되는 경우가 제일 많습니다.
다만 모든 항목의 계산식을 다 쓸 필요는 없고, 근로시간에 따라 달라지는 항목을 중심으로 적으면 됩니다.
어떻게 주나
- 종이 출력물
- 이메일, 문자, 카카오톡 등 전자적 방법도 인정됩니다
- 사내 전산망에 올려 근로자가 열람·출력할 수 있게 해도 됩니다
즉 급여이체 후 카톡으로 명세서 이미지를 보내는 것도 유효합니다. 보낸 기록이 남아서 오히려 안전합니다.
과태료
| 위반 | 1차 | 2차 | 3차 이상 |
|---|---|---|---|
| 미교부 | 30만원 | 50만원 | 100만원 |
| 기재사항 누락·허위 | 20만원 | 30만원 | 50만원 |
상한은 500만원이고, 근로자 1명당 부과됩니다. 직원 5명이면 금액이 다섯 배가 됩니다.
실무 팁
- 고용노동부가 임금명세서 만들기 프로그램을 무료로 제공합니다. 항목을 넣으면 서식이 나옵니다.
- 양식을 한 번 만들어두면 매달 숫자만 바꾸면 됩니다.
- 보낸 기록(카톡·메일)은 3년 보관하세요. 임금채권 소멸시효가 3년입니다.
양식은 어디서 구하나
정해진 서식이 따로 있는 건 아닙니다. 필수 항목만 들어가면 어떤 형태든 됩니다.
| 방법 | 내용 |
|---|---|
| 고용노동부 프로그램 | 임금명세서 만들기 프로그램을 무료 제공. 항목을 넣으면 서식이 생성됩니다 |
| 엑셀 직접 작성 | 한 번 만들어두면 매달 숫자만 바꾸면 됩니다 |
| 급여 프로그램 | 4대보험·세금 자동 계산까지 되는 유료 서비스 |
직원이 한두 명이면 엑셀로 충분합니다. 양식을 한 번 잡아두는 게 핵심입니다.
계산 방법을 어디까지 적어야 하나
근로시간에 따라 달라지는 항목을 중심으로 적으면 됩니다. 매달 고정인 기본급이나 직책수당은 금액만 적어도 되지만, 연장·야간·휴일수당은 몇 시간을 어떤 단가로 계산했는지 알 수 있어야 합니다.
| 항목 | 계산 방법 기재 |
|---|---|
| 기본급·고정수당 | 금액만 적어도 됨 |
| 연장근로수당 | 시간 × 통상시급 × 1.5가 보이게 |
| 야간·휴일수당 | 가산 기준이 보이게 |
| 주휴수당 | 산정 근거가 보이게 |
주휴수당 계산기로 금액을 확인한 뒤 그 숫자를 명세서에 옮기면 됩니다.
공제 내역도 항목별로
총 공제액만 적으면 안 됩니다. 무엇을 얼마씩 뗐는지 나눠서 적어야 합니다.
- 국민연금 · 건강보험 · 장기요양 · 고용보험 — 각각 금액
- 소득세 · 지방소득세 — 각각 금액
- 기타 공제(대출 상환, 식대 등)가 있으면 항목별로
4대보험 공제액은 4대보험 계산기에서 확인할 수 있습니다. 다만 실제 고지액과 차이가 날 수 있으니 실제 고지액과의 차이도 함께 보세요.
직원에게 알려주면 좋은 정보도 있습니다. 근로장려금 반기신청은 9월 1~15일 딱 15일입니다.
가산수당을 지급했다면 계산 방법까지 적어야 합니다. 추석 휴일근로수당을 참고하세요.
자주 묻는 질문
줘야 합니다. 근로자면 고용형태와 무관합니다. 일용직도 임금을 지급할 때마다 교부 대상입니다.
공제 항목이 없을 뿐 명세서는 줘야 합니다. 공제가 없으면 그 칸을 비우거나 0으로 적으면 됩니다.
안 됩니다. 서면 또는 전자적 방법이어야 합니다.
별개입니다. 근로계약서는 채용 시 한 번, 임금명세서는 임금을 줄 때마다입니다.
정리
매달 월급 주면서 명세서를 같이 보내면 끝나는 일입니다. 카톡도 됩니다.
항목은 총액·구성항목·계산방법·공제내역 네 가지만 챙기면 됩니다. 고용노동부 무료 프로그램을 쓰면 5분입니다.
애매하면 1350에 물어보세요.